Como otimizar seu tempo com reuniões e emails

[GESTÃO DO TEMPO ]

Ultimamente, mais de 80% dos gestores e líderes que orientamos sofrem da mesma doença: a proliferação, tal como Gremlins (*), de reuniões e mensagens que poluem as suas agendas, como uma praga que invade tudo inexoravelmente. É verdade que este assunto é quase "tão antigo como o mundo", mas, atualmente, é relatado como algo que está realmente fora de controle.

Muitas vezes acho que o apego a ferramentas de gestão ou metodologias de gestão do tempo não é de todo útil. A solução reside fora, mas sim nas nossas próprias atitudes. Na maioria das vezes é muito mais útil pensar no que devemos aparar de fazer, em vez de acrescentar uma nova aplicação de gestão de agenda que será esquecida algumas semanas mais tarde.

Aqui estão algumas questões úteis a explorar.

Para optimizar o tempo nas reuniões:

. Quais são os diferentes níveis de importância da minha presença em cada reunião?

. Será que precisamos mesmo de todas estas reuniões? Em caso afirmativo, precisam de durar X tempo (horas/minutos) ou podemos ser tão eficazes em menos tempo?

. Porque tenho de assistir a esta reunião em vez sugerir a presença de alguém da minha equipe? Tenho medo de perder alguma coisa se estiver ausente? Poderei obter a informação (por exemplo) por outro meio menos demorado?

Para optimizar o volume de e-mails:

. Educamos os outros através da forma como lidamos com os e-mails e os escrevemos. Sendo assim, qual é o sinal que estou a transmitir a todos aqueles que recebem as minhas mensagens?

. O que aconteceria se eu decidisse não responder imediatamente a cada mensagem? Quando alguém não me responde rapidamente, isso afeta a imagem que tenho dessa pessoa?

. Qual é a verdadeira vantagem de deixar várias notificações interromperem a minha concentração?

Estas são perguntas muito simples, e é verdade que nunca nos fazemos as perguntas muito simples! 😊 Faça a si próprio estas perguntas e identifique quais são as verdadeiras motivações e o desencadeia cada ação. O que você irá descobrir pode ser muito esclarecedor!

(*) Gremlins: filme americano de 1984, onde pequenas criaturas odiosas se multiplicavam e assediavam todo mundo.